Comment former ses salariés : le guide complet des étapes, obligations et financements

Pourquoi former ses salariés : objectifs et obligations légales

Cadre juridique et obligation de l’employeur

• Article L6321-1 du Code du travail : obligation légale d’assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail
• Adaptation au poste obligatoire : l’employeur doit veiller à ce que chaque salarié maîtrise les évolutions techniques de son métier
• Maintien employabilité imposé par la loi : l’entreprise est tenue de garantir la capacité du salarié à conserver un emploi, y compris face aux mutations technologiques

Cette obligation s’inscrit dans un cadre précis. Concrètement, l’employeur doit mettre en place un plan de développement des compétences qui formalise les actions de formation. Lorsqu’un salarié suit une formation obligatoire (sécurité, habilitations, prévention des risques), celle-ci est considérée comme du temps de travail effectif et doit être rémunérée normalement. Pour les formations facultatives, le même principe de maintien de la rémunération s’applique.

Bénéfices stratégiques pour l’entreprise

• Rétention des talents renforcée : former ses équipes réduit le turn-over et fidélise les collaborateurs sur le long terme
• Productivité améliorée : des salariés mieux formés accomplissent leurs tâches plus efficacement et avec moins d’erreurs
• Compétitivité face à la digitalisation : l’adaptation aux outils numériques est devenue un enjeu central pour rester performant sur son marché

Ces bénéfices ne sont pas théoriques. Pourtant, près de 40 % des professionnels constatent que leur comité valide moins de la moitié des initiatives de formation proposées. Dans le même temps, le taux de complétion des formations stagne autour de 20 %, ce qui freine la montée en compétences des équipes. Investir dans la formation est un levier direct pour améliorer la compétitivité de l’entreprise tout en remplissant ses obligations légales.

Types de formation : comment choisir entre formation interne et externe ?

Le choix entre ces deux approches dépend de vos objectifs. La formation interne est conçue et déployée par l’entreprise elle-même. Elle offre une flexibilité calendaire maximale et un coût souvent réduit, car elle ne nécessite pas de recourir à un organisme extérieur. Le tutorat, le compagnonnage ou les ateliers animés par un expert maison en sont les formats types. Cette solution est idéale pour transmettre des savoir-faire spécifiques à un petit groupe.

La formation externe fait appel à des organismes spécialisés. Elle garantit une expertise pointue et des contenus régulièrement mis à jour. Les formats disponibles sont variés : présentiel, distanciel une solution souple qui s’adapte aux plannings des collaborateurs ou blended learning (mixte). Les formations sur étagère (contenus standardisés prêts à l’emploi) permettent un déploiement rapide. L’expertise apportée par un prestataire certifié est souvent indispensable pour des sujets comme la sécurité, les habilitations ou la conformité réglementaire.

Formations obligatoires vs facultatives : ce que dit la loi

• Formations obligatoires : sécurité, hygiène, habilitations électriques et prévention des risques. L’employeur doit les organiser sous peine de sanctions.
• Formations facultatives : développement des compétences libres (langues, management, bureautique). Non imposées par la loi, mais stratégiques pour l’entreprise.
• Obligatoires = temps de travail rémunéré : le salarié conserve sa rémunération pendant ces sessions. Aucune retenue sur salaire n’est possible.
• Facultatives aussi rémunérées : même sans obligation légale, le temps passé en formation reste du temps de travail effectif, sauf accord spécifique (ex. : CPF sur temps personnel).
• Exemple concret : les formations à la prévention des TMS (troubles musculo-squelettiques) sont obligatoires dans les métiers physiques. Elles doivent être intégrées au plan de développement des compétences.
• Impact sur le financement : les formations obligatoires ouvrent droit à une prise en charge prioritaire par les OPCO, tandis que les formations facultatives sont éligibles sous réserve des plafonds disponibles (ex. : 5 000 € par an selon l’OPCO).
• Distinction clé : les formations obligatoires relèvent de l’obligation de sécurité de l’employeur (Art. L6321-1). Les formations facultatives relèvent de la politique de gestion des compétences.

Plan de développement des compétences : structurer sa politique de formation

Le plan de développement des compétences est un document stratégique obligatoire pour tout employeur. Il traduit concrètement la politique de formation de l’entreprise et permet de prioriser les besoins avant de choisir un prestataire.

Ce cadre structure l’organisation des actions, qu’elles soient obligatoires ou facultatives. Il sert aussi de support essentiel pour solliciter les financements OPCO, notamment pour les entreprises de moins de 50 salariés, où le plafond annuel atteint 5 000 €.

Un plan bien conçu évite les initiatives dispersées et améliore l’efficacité des montées en compétences. Il aide à distinguer clairement ce qui relève de l’obligation légale et ce qui participe au développement stratégique des collaborateurs.

Financement de la formation : tous les dispositifs disponibles

Le plan de développement des compétences est le document clé qui structure votre demande de financement. Il distingue les formations obligatoires des facultatives et sert de support indispensable pour solliciter votre OPCO. Sans ce plan, les organismes financeurs ne pourront pas instruire votre dossier.

Pour les TPE et les artisans, la cotisation annuelle de 128 euros ouvre droit à un accès facilité aux dispositifs de formation. Au-delà du simple remboursement des frais pédagogiques, certains OPCO prennent également en charge la rémunération du salarié pendant la formation, dans la limite du SMIC.

Le CPF de transition professionnelle cible les salariés souhaitant se réorienter via une formation longue et qualifiante. L’AIF complète ce dispositif pour les demandeurs d’emploi, avec une prise en charge individualisée selon leur projet professionnel.

Questions fréquentes sur la formation des salariés

Quelles sont les étapes pour former ses salariés ?

La formation suit cinq étapes : analyse des besoins en compétences, conception du programme adapté, choix du prestataire ou du format interne, réalisation de la formation en présentiel ou à distance, et enfin évaluation des acquis pour mesurer l’impact sur le poste.

Comment organiser une formation en entreprise ?

Définissez d’abord les objectifs pédagogiques et le public cible. Choisissez ensuite une date, réservez une salle ou un outil en ligne, puis informez les salariés concernés en respectant un délai de prévenance légal. Prévoyez un support de suivi comme une feuille d’émargement.

Comment mettre en place un plan de formation ?

Recensez les besoins stratégiques de l’entreprise et les demandes individuelles des salariés. Hiérarchisez les priorités par service et budget. Rédigez un document écrit listant les actions prévues sur l’année, puis présentez-le au CSE pour consultation avant validation finale par la direction.

Qui est responsable des formations en entreprise ?

L’employeur est le principal responsable légal du plan de formation et de son financement. Il peut déléguer sa mise en œuvre aux RH ou au responsable de service, mais conserve l’obligation de veiller au développement des compétences et à l’adaptation de chaque salarié à son poste.